第一章总则

第一条 为加强学术交流活动，营造良好的学术氛围，追踪学科发展新动态，促进科学研究发展、加速科研成果推广和应用、提高学院科研和学术水平，促使学院学术交流活动的管理规范化、制度化，特制定本办法。

第二条 科研学术交流活动（以下简称学术交流活动）内容包括参加校外的各种学术会议，组织或承办的专业性学术会议，邀请校外专家学者来校作学术报告及组织校内教师作学术报告、学术交流等。

第三条 学术交流活动是学院和各系（部）科研工作的重要组成部分，应纳入各单位科研工作的总体计划。学院鼓励、支持各系、部、所举办（含主办、承办和协办，下同）各类学术交流活动，以营造良好的学术氛围，提高学院学术地位和声誉。     

第四条 学术交流活动应紧密结合学院学科和专业建设及相关学科的科研方向，注重介绍某一学科的最新发展动态及新的研究成果。    

第二章学术交流活动的范围

第五条 本办法所指学术交流活动是指与科学研究相关的活动，包括学术会议、学术报告、学术沙龙、学术论坛等。 

（一）我院举办的各类学术交流活动

1.国际性学术会议：与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会以及双边会议和国际合作项目的工作会议等。

2.全国性学术会议：经国家有关部门批准举办或全国性学术团体批准举办，主要由国内学者专家参加的学术会议等。

3.地方性学术会议：经省级有关部门批准举办或地方性学术团体批准举办，主要面向局部地区，专家学者参加的学术会议。   

 4.院级学术会议：经学院科研处批准举办，学院各科研机构主办，主要面向学院各科研机构成员和院内教师参加的学术会议。

5.院级学术报告、学术沙龙、学术论坛：包括外请专家来院进行的学术报告、院内教职工面向师生做的学术报告，学院教职工组织的学术沙龙和学术论坛等。

（二）我院教职工赴外参加的各类学术会议：我院教职工参加在国内或国（境）外举办的与科学研究相关的各类学术会议。

第六条 学术交流活动的报告人应是在该学科、该研究领域有较强理论基础和有较高研究水平或有一定专长的专家学者；院级学术交流活动的报告人一般应具有正高级职称，以外请专家学者为主；系（部）级学术交流活动的报告人一般应由具有副高级职称或硕士以上学位的教师担任，以院内教师为主。

第七条 我院各级重点学科和研究基地需每年组织团队成员为师生作不少于2场学术报告，研究所和创新团队需每年组织团队成员为师生作不少于1场学术报告。

教职工有下列情况之一的，有在系（部）或全校范围内作学术报告的义务：国家级、省部级各类重大、重点计划项目(含各类科学基金项目)完成后；参加国际性和全国性学术性会议返校后；在职教师攻读博士学位毕业后；参加国内外访学返校后。

第三章学术交流活动的审批

第八条 学术交流活动实行“统一领导、分级管理、各负其责”的管理体制，严格执行学术交流活动管理程序和制度，注重学术交流的效果。

第九条 科研处是学院学术交流活动的主管部门，负责全院学术交流活动的管理、学术交流活动经费的使用以及有关学术交流活动的其它事项，接受学院学术委员会的指导和监督。

 第十条 各系（部）负责本系（部）举办的学术交流活动的组织安排，并接受科研处的指导。

第十一条 主办或承办国际性、全国性和地方性学术会议必须严格按照国家和省、市有关规定办理报批手续。未经报批，任何单位和个人都不得以“湖南女子学院”的名义主办或承办国际性、全国性和地方性的学术会议。

第十二条  举办学术交流活动须履行的审批程序：各类学术交流活动开展前应提前报批，申请部门或系（部）应填写《湖南女子学院学术交流活动（讲座）申请表》（附件1），根据学术交流活动的类型进行审批。

（一）举办国际性、全国性和地方性学术会议：主办、承办或与外单位共同主办学术会议的具体部门须于会议前一个月向科研处提交主办或承办学术会议的详细方案。具体内容包括：会议名称、主题、主办单位、会议地点、时间、组织机构、经费来源及预算明细、日程安排、到会专家学者名单及我院提交论文情况等，并附有政府主管单位（或学会、研究会）或委托单位的批文附件。由科研处根据会议的规格、规模等实际情况进行审查后提出具体资助方案，会同学院有关部门上报主管院领导。国际性、全国性的学术会议由院长办公会批准，方可实施。

举办国际性学术会议先由国际交流处按有关程序办理报备手续，再按学术交流活动须履行的程序审批。

（二）举办哲学社会科学交流活动：根据工作重点和实际需要举办哲学社会科学交流活动的部门或系（部），应提前2周报批，审批程序参照《湖南女子学院关于加强管理形势政策和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座及论坛等活动的管理办法》（湘女院党字〔2016〕70号）执行。

（三）院级学术会议与学术报告：举办部门或系（部）须提前1周提出申请，审批程序参照《湖南女子学院关于加强管理形势政策和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座及论坛等活动的管理办法》（湘女院党字〔2016〕70号）执行。

（四）教职工赴外参加学术会议：我院教职工赴外参加的各类学术会议，须提前1周提出申请，凭会议通知、参会论文及论文入选通知等材料，填写《湖南女子学院教师参加学术会议审批表》（附件2），由所在部门负责人审批，科研处备案。中层干部外出参加学术会议按照学院有关中层干部公务外出相关规定审批。

教职工出国（境）参加学术会议的，除按赴外参加学术会议审批程序审批外，同时需国际交流处加批、报主管院领导、院长批准，必要时报院长办公会研究。

第十三条 主办或承办以及与外单位共同主办学术会议必须具备下列条件：

（一）会议坚持四项基本原则、指导思想正确、目的明确。会议主题必须有利于我院科学研究、重点学科建设和科技人才队伍建设，对我院科研工作具有实质性地推动作用。

（二）会议主题所涉及的学科或技术领域，我院必须具有一定的研究基础（即已形成至少3人组成的学术研究群体，承担有相关领域的研究课题或已取得一定数量和质量的研究成果）。

（三）会议举办前须提供本次会议主题所属领域近期研究状况、目的、以往历届会议的主题、主办者及预期会议效果等背景材料。

（四）国际性、全国性学术会议必须邀请到国外、国内该领域的著名专家学者出席，参会学者应不少于30人，省外学者应不少于1/3，至少有2篇以上我院教师的研究论文入选会议交流。

第十四条 各部门主办、承办或与外单位共同主办的学术会议结束后，须向科研处提交下列资料：300—500字的会议综述1份；会议资料(包括音像资料等)1套；会议宣传报道一份；会议经费决算表1份。

第十五条  各部门或系（部）要对学术交流活动的内容严格把关，不得违反国家有关法律、法规，不得散布和传播有反动、消极、含有伪科学信息的内容。

第十六条  举办各类学术交流活动时，举办部门或系（部）要明确主要联系人，加强与院外相关单位和专家的联系，积极宣传学院学术成就，扩大学院的学术影响，不得泄漏有关涉密内容，不得从事有损学院形象的活动。

第四章学术交流活动经费管理

第十七条 由学院统筹安排的学术交流活动经费由科研处统一管理，专款专用。使用范围主要包括经学院批准邀请院外专家来院进行学术讲座（活动）的讲座费，以及本院教职工面向师生所做的学术报告的讲座费。

第十八条 各类学术交流活动的经费资助：

（一）经学院批准举办的国际性、全国性、地方性以及院级学术会议，根据会议规模和学术影响，会议费用单独预算并按照学院财务相关制度进行审批。

（二）邀请院外专家来院进行学术交流活动时，其费用标准参照《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行[2017]7号）执行，学院教职工的讲座费参照《湖南女子学院财务报账管理办法》（湘女院通字〔2016〕10号）执行。如遇上级部门办法调整或者发布新的办法，则以新公布的要求为准。

（三）凡我院教职工受邀在学术会议上宣读论文，可凭会议通知、会议论文宣读邀请函或会议议程正式安排表等有效证明，学院给予一定的科研绩效奖励，奖励在科研成果奖励中发放，奖励标准如下：

1.参加国内举办的国际性、全国性学术会议并受邀宣读论文奖励1000元/人次；

2.参加港、澳、台地区举办的国际性学术会议并受邀宣读论文奖励2000元/人次；

3.参加国外举办的国际性学术会议受邀宣读论文奖励3000元/人次。

（四）我院各级重点学科、研究基地、研究所和创新团队组织团队成员为师生作的学术报告的讲座费等相关费用由相应学科、基地、研究所和团队承担。教职工在承担国家级、省部级各类重大、重点计划项目(含各类科学基金项目)完成后；参加国际性和全国性学术性会议返校后；在职教师攻读博士学位毕业后；国内外访学返校后在系（部）或全院范围内作学术报告的讲座费减半，由科研处承担。

（五）我院教师参加国内外学术会议，所需经费原则上应从参加者所承担的科研项目经费或学科建设经费中开支。参加学术会议者在返校后15天之内，应向所在部门提交1份包括会议简况、有价值的学术信息的资料，并及时到财务处办理报账事宜。

第十九条 各类学术交流活动的经费使用应遵照《湖南女子学院会议费管理办法》（湘女院通字〔2017〕46号）和《湖南女子学院差旅费管理办法》（湘女院通字[2014]47号）执行。

第五章  附则

第二十条 本办法由科研处、财务处、国际交流处、宣传统战部负责解释。

第二十一条 本办法自2018年5月10日起执行，《湖南女子学院学术报告（讲座）管理办法》（湘女院通字[2011]23号）同时废止。